Tak Perlu Kirim File via Whatsapp, Begini Cara Mudah Sinkronisasi Data antar Divisi dalam Satu Unit Kesehatan

Biotekners - Dalam satu divisi institusi seperti puskesmas, pengerjaan file yang bersamaan pasti akan sering dijumpai. Terutama ketika satu institusi akan menghadapi akreditasi. Dibutuhkan manajemen arsip digital yang baik untuk bisa menghandel banyak berkas yang dimiliki oleh instansi. Selama ini, setiap anggota tim di unit Klinik Kesehatan, Rumah Sakit atau Puskesmas berkomunikasi menggunakan Whatsapp termasuk saat berkirim file. Hal tersebut tentu akan sangat merepotkan karena beberapa alasan : 

  1. Whatsapp memiliki batas kapasitas upload
  2. File dokumen yang terlalu banyak tersimpan di Whatsaapp akan memakai banyak memori internal ponsel
  3. File harus didownload terlebih dahulu untuk bisa dibaca, sedangkan jika mengirim perbaikan maka perlu mengirim dahulu file yang sudah diperbaiki di Whatsapp
Untuk memangkas waktu pengiriman bolak balik tersebut, bisa dilakukan dengan menggunakan aplikasi drive yang tersinkronisasi online dan offline. Aplikasi yang paling direkomendasikan menurut kami yaitu Google Drive. Beberapa alasan kenapa memilih Google Drive : 

  1. Memiliki kapasitas yang cukup besar yaitu 15 GB versi gratis 
  2. Untuk berlangganan premium dengan kapasitas 100 GB hanya perlu membayar 30 ribuan setiap bulannya. 
  3. Sinkronisasi yang ringan dan tidak mengganggu kinerja perangkat baik laptop atau komputer 
  4. Memiliki tingkat keamanan yang baik karena drive diproteksi oleh layanan keamanan Google 
  5. Dapat diakses secara offline melalui perangkat ketika tidak terhubung dengan internet. 
Sekarang bagaimana langkah penggunaannya ? Berikut ulasannya : 

Download Aplikasi Google Drive


Aplikasi Google Drive dapat didownload melalui link berikut, klik di sini

Install Aplikasi Google Drive 

Setelah aplikasi didownload, tunggu sampai selesai. Lanjutkan untuk install aplikasi. Untuk menginstall aplikasi Google Drive, sama dengan menginstall aplikasi pada umumnya. Pilih lokasi drive yang akan menjadi folder tempat installasi aplikasi, next dan finish. 

Setelah aplikasi Google Drive terinstall, Anda perlu login menggunakan Gmail untuk bisa akses file yang tersimpan dalam Google Drive. Tambahkan akun Gmail baru. 

Pilih Akun Gmail yang ingin ditambahkan

Lakukan proses installasi, isikan kolom yang diminta kemudian pada bagian preference pilih Stream Files agar dapat menghemat kapasitas penyimpanan PC Anda. 

Jika sudah berhasil, maka buka komputer Anda dan lihat Google Drive seperti pada gambar di atas 

Untuk mengakses folder dan mengubah file kerja, Anda cukup mengakses folder seperti yang dilingkar dalam gambar. Lakukan hal serupa untuk PC laptop teman Anda yang lain. Jadi jika email institusi anda menggunakan Gmail dengan nama institusianda@gmail.com, maka PC rekan Anda yang lain juga perlu login menggunakan email institusianda@gmail.com 

Dengan demikian, Anda dan rekan anda di divisi lain bisa langsung saling terhubung saat melakukan perubahan file kerja tanpa harus berkirim-kiriman melalui Whatsapp. Selamat mencoba dan jika Ada pertanyaan, boleh komentar menggunakan kolom di bawah. 

Posting Komentar

0 Komentar